Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer Personendaten hat für uns höchste Priorität. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie Yilmaz Ventures (nachfolgend «wir» oder «ClubOS») Personendaten erhebt, bearbeitet und schützt, wenn Sie unsere Website (www.clubos.ch) besuchen oder unsere Vereinsmanagement-Software nutzen.

Diese Erklärung richtet sich nach dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG) und, sofern anwendbar, der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Verantwortlich für die Datenbearbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

Bei der Nutzung von ClubOS ist rechtlich strikt zwischen zwei Szenarien zu trennen:

Wir als Verantwortliche: Wenn Sie unsere Website besuchen, sich für ClubOS registrieren, Rechnungsinformationen hinterlegen oder mit unserem Support kommunizieren, bestimmen wir die Zwecke der Datenbearbeitung. Hierfür gilt diese Datenschutzerklärung.

Wir als Auftragsbearbeiter (Ihre Vereinsdaten): Wenn Sie als Vereinsadministrator die Daten Ihrer Vereinsmitglieder (z. B. Namen, Adressen, Beiträge) in die ClubOS-Software eintragen, bleiben Sie bzw. Ihr Verein der datenschutzrechtlich Verantwortliche. Wir stellen lediglich die technische Infrastruktur (Software-as-a-Service) zur Verfügung und bearbeiten diese Daten streng nach Ihren Weisungen im Rahmen einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), die integraler Bestandteil unserer AGB ist. Bei Auskunftsbegehren von Vereinsmitgliedern müssen sich diese direkt an den jeweiligen Verein wenden.

Bei jedem Aufruf unserer Website erfassen unsere Server automatisch allgemeine technische Daten (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL). Diese Daten sind technisch zwingend erforderlich, um Ihnen die Website sicher und stabil anzuzeigen und Missbrauch abzuwehren. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen zur Identifikation einzelner Personen wird nicht vorgenommen.

Um einen Verein bei ClubOS anzulegen und die Software zu nutzen, erheben wir Bestandsdaten der Kontaktperson (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) sowie notwendige Vereinsdaten. Diese Daten bearbeiten wir ausschliesslich zur Erfüllung des Nutzungsvertrages, zur Bereitstellung der Softwarefunktionen, zur Abrechnung und zur technischen Administration Ihres Accounts (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 31 Abs. 2 lit. a nDSG).

Wenn Sie uns per E-Mail (z. B. an info@clubos.ch) Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Wir geben diese Daten nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Anfragen werden nach vollständiger Bearbeitung gelöscht, spätestens nach 3 Jahren, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten. Rechnungs- und buchhalterische Daten werden gemäss Art. 958f OR 10 Jahre aufbewahrt.

Wenn Sie kostenpflichtige Leistungen von ClubOS in Anspruch nehmen, bieten wir die Zahlung per klassischer Rechnung (PDF) oder über den Zahlungsdienstleister Stripe an.

Entscheiden Sie sich für die Zahlung via Stripe, werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Kreditkartendaten) direkt an Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland) übermittelt. Die Bearbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung. Stripe übermittelt Daten unter Umständen auch an die Muttergesellschaft in den USA. Dies erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln sowie des Swiss-US bzw. EU-US Data Privacy Frameworks. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Stripe finden Sie unter: https://stripe.com/privacy.

Für die statistische Auswertung der Website-Nutzung (z. B. Anzahl Aufrufe, besuchte Seiten, ungefähre Herkunftsregion und Gerätekategorie) setzen wir eine eigene, datenschutzfreundliche Analysefunktion ein. Es werden dabei KEINE Cookies gesetzt, keine Geräte-Fingerprints gebildet und keine IP-Adressen gespeichert. Die ungefähre Herkunft wird ausschliesslich über die Zeitzone bzw. die Browsersprache bestimmt (z. B. Europe/Zurich → Schweiz) und nur in aggregierter Form ausgewertet. Personenbezogene Profile einzelner Besucher werden nicht erstellt. Die Browser-Einstellung «Do Not Track» wird respektiert.

Auf der Website können Sie sich für unseren Produkt-Update-Überblick anmelden. Wir verwenden dafür das Double-Opt-In-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail; erst nach Ihrem Klick wird die Adresse gespeichert und für den Versand des monatlichen Update-Überblicks verwendet. Jede E-Mail enthält einen Link zur jederzeitigen Abmeldung. Ihre E-Mail-Adresse wird ausschliesslich für diesen Zweck verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Bei der Anmeldung speichern wir neben der E-Mail-Adresse nur Ihre gewählte Sprache und den Zeitpunkt der Anmeldung/Bestätigung.

Wir setzen modernste technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein (z. B. SSL/TLS-Verschlüsselung, strenge Zugangskontrollen), um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust oder den Zugriff unbefugter Dritter zu schützen.

Hosting-Standort Schweiz: Unsere Serverinfrastruktur und die sichere Speicherung Ihrer Vereinsdaten erfolgen über die Google Cloud. Die Serverstandorte befinden sich in Zürich, Schweiz.

Die Verarbeitung durch Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, erfolgt auf Grundlage eines strengen Auftragsverarbeitungsvertrages, der höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards (u. a. ISO 27001, SOC 2/3) garantiert.

Als Administrator Ihres Vereins-Accounts senden wir Ihnen vertragsrelevante System-E-Mails (z. B. zu Rechnungen, Passwort-Resets oder Server-Wartungen). Diese sind für die Vertragserfüllung zwingend notwendig.

Der Versand technischer E-Mails erfolgt über Resend Inc., 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA, mit der wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen haben. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln sowie im Rahmen des Swiss-US bzw. EU-US Data Privacy Frameworks.

Newsletter (Zukünftige Nutzung): Wir behalten uns vor, Ihnen in Zukunft einen Newsletter mit Tipps und Neuigkeiten zu ClubOS anzubieten. Der Versand von werblichen Newslettern erfolgt entweder über eine eigene interne Lösung von ClubOS oder über streng geprüfte Dienstleister, jedoch ausschliesslich dann, wenn Sie uns zuvor Ihre ausdrückliche Einwilligung (Double-Opt-In) erteilt haben. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Unsere Website verwendet standardmässig nur technisch notwendige Cookies, die für den sicheren Betrieb der Seite unerlässlich sind (z. B. Session-Cookies für den Login). Diese bedürfen keiner aktiven Einwilligung.

Webanalyse (Zukünftige Nutzung): Um unsere Website stetig zu verbessern, behalten wir uns vor, in Zukunft Webanalyse- oder Marketing-Tools (wie z. B. Google Analytics) einzusetzen. Der Einsatz solcher zustimmungspflichtiger Cookies und Tracking-Technologien erfolgt ausschliesslich dann, wenn Sie uns bei Ihrem ersten Besuch über unser Cookie-Banner Ihre ausdrückliche Einwilligung (Opt-in) erteilt haben. Sie können Ihre Präferenzen dann jederzeit anpassen.

Ihre Daten werden primär in der Schweiz gespeichert und bearbeitet. Die Schweiz verfügt nach Einschätzung der Europäischen Kommission über ein angemessenes Datenschutzniveau. Sollte durch den Einsatz zukünftiger Tools (z. B. Analyse-Software) eine Übermittlung in Länder ausserhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), wie z. B. die USA, stattfinden, stellen wir sicher, dass dies nur auf Basis gültiger rechtlicher Garantien geschieht (z. B. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder Angemessenheitsbeschlüsse wie das Data Privacy Framework).

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit folgende Rechte: